設施時間安排
用戶可於日常總圖書館開放及服務時間內直至圖書館關閉前半小時使用會議室。會議室在正常公共服務時間後將無法供任何使用（詳見總圖書館開放及服務時間第 6 頁「提交申請 File Application」）。
使用次數
- 社區團體每年可以預訂圖書館會議室 12 次。
- 社區團體每年可以預訂圖書館下層的活動空間（Latino/Hispanic 社區會議室或 Koret 大禮堂）一次。
- 活動/研討會系列僅限於六 (6) 個月內預訂最多三個獨立日期。
- 在同一系列中的第二個社區節目/活動結束時，圖書館會接受另一個系列的三個獨立日期申請。 在任何情況下，圖書館皆不會對同一系列中的第四個或以後的活動進行未決預訂。
- 必須由主辦單位預訂活動或系列場地。由多個不同團體申請同一系列研討會的活動場地將不被接受。
取消
在圖書館舉辦會議的團體，如在活動舉行前取消，必須在活動日期前 78 小時及不遲於該周的星期四工作日結束之前作出公告。請支持讓其他人可以能夠使用該空間，並予工作人員可以相應地重新安排分配時間。
活動負責人
申請必須列明活動負責人（在申請表上已填寫的「主要聯絡人 Primary Contact Person」）。此人必須接受有關圖書館和會議室的使用和保育護理的培訓（新使用者培訓），課程內容包括打開房間、迎接與會者，並預備能夠解決可能出現的問題（參見「申請程序、時間表與發佈」第 10 項 ）。
商品銷售
- 任何使用圖書館會議室的非圖書館團體或機構不可：1) 收取入場費或募集捐款，2) 出售或宣傳任何物資或服務以謀取私利或收益，3) 從事籌款活動，（已與圖書館簽約作支持圖書館的節目和活動除外）。
- 以下情況則作別論，團體可以向會員收取會費和/或茶錢：1) 由圖書館預先批准及 2) 已列入活動議程之內及已發佈。
免責聲明：如因文字翻譯理解不同, 導致內容有所出入, 應以英文版本為準 。