設施時間安排
- 設施一般在開放時間內可供使用。如果提出申請的機構願意支付工作人員和/或場地清潔工人的額外費用，圖書館才會考慮允許在休館時間使用某部份設施。特許取決於圖書館員的工作時間表。
- 總圖書館會議室從上午八時至圖書館關閉前半小時供市政使用。會議室在正常公共服務時間後將無法供任何使用 (詳見總圖書館開放及服務時間第 6 頁「提交申請 File Application」)。
使用次數
- 活動/研討會系列僅限於六 (6) 個月內預訂最多三個獨立日期。
- 在同一系列中的第二個市府節目/活動結束時，圖書館會接受另一個系列的三個獨立日期申請。 在任何情況下，圖書館皆不會對同一系列中的第四個或以後的活動進行未決預訂。
- 必須由主辦單位預訂活動或系列場地。由多個不同團體申請同一系列研討會的活動場地將不被接受。
取消
在圖書館舉辦會議的團體，如在活動舉行前取消，必須在活動日期前 78 小時及不遲於該周的星期四工作日結束之前作出公告。請支持讓其他人可以能夠使用該空間，並予工作人員可以相應地重新安排分配時間。
活動負責人
申請必須列明活動負責人（在申請表上已填寫的「主要聯絡人 Primary Contact Person」）。此人必須接受有關圖書館和會議室的使用和保育護理的培訓（新使用者培訓），課程內容包括打開房間、迎接與會者，並預備能夠解決可能出現的問題（參見「申請程序、時間表與發佈」第 8 項 ）。
商品銷售
- 任何使用圖書館會議室的非圖書館團體或機構不可：1) 收取入場費或募集捐款，2) 出售或宣傳任何物資或服務以謀取私利或收益，3) 從事籌款活動，（已與圖書館簽約作支持圖書館的節目和活動除外）。
- 以下情況則作別論，團體可以向會員收取會費和/或茶錢：1) 由圖書館預先批准及 2) 已列入活動議程之內及已發佈。
免責聲明：如因文字翻譯理解不同, 導致內容有所出入, 應以英文版本為準 。